أحدثت ثورة التكنولوجيا بيئة تتسارع فيها المنافسة على مواكبة آخر التطورات البرمجية فكان لزاما على الشركات الصغيرة والناشئة المنافسة الاعتماد على برنامج الفاتورة الالكترونية الذي يقأ
بربط و تحليل بيانات الشركات الصغيرة والمتوسطة من أجل النهوض بها للرقي إلى مستوى أكبر الشركات ولكي تنجح هذه الشركات فيجب عليها تحديد اولوياتها واحتياجاتها بدقة وبشكل مثالي لأن تحديد هذه الأولويات بالشكل الصحيح هو الخطوة الأولى في برنامج عمل الفاتورة الالكتروني الذي يعمل على ترتيب بياناتها بشكل منتظم وتقني فبالرغم من وجود العديد من برامج المحاسبة الالكترونية والتي تعمل بأنظمة مختلفة ولكن يعتبر نظام الفاتورة الالكتروني هو افضل هذه البرامج
تعرف على نظام الفاتورة الالكترونية
ما هو برنامج الفاتورة الالكترونية؟ برنامج الفاتورة الإلكترونية المعروفة أيضًا باسم الفاتورة الرقمية هي نسخة رقمية سحابية من الفاتورة الورقية التقليدية التي يتم إصدارها لمعالجة و ارسال وارشفة الفواتير الإلكترونية خلال عمليات البيع والشراء أو الخدمات. أصبحت الفواتير الإلكترونية في الآونة الأخيرة أكثر طلبا من قبل معظم الشركات بسبب الوتيرة المتسارعة في التكنولوجيا في السنوات الأخيرة ونظرا لأنها توفر العناء والجهد بالإضافة الى كفاءتها التي تقدمها مقارنة بالطريقة التقليدية عبر الفواتير الورقية.
ما هي ميزات استخدام برنامج الفاتورة الالكتروني plugin ؟
برنامج الفاتورة الالكترونية يتضمن العديد من الميزات والخصائص التي تميزه عن برامج فواتير المبيعات الاخرى ومنها:
-
الأمان والخصوصية:
يمنح برنامج الفاتورة الالكتروني عامل الأمان لأن العمليات تتم عن طريق خاص يوضح هوية المُوقع لمنع التزييف.
-
حفظ السجلات :
يتمتع برنامج الفاتورة ب عمليات الحفظ إلكترونياً لضمان عدم تلفها مقارنة بالسجلات الورقية.
-
الشيفرة الخاصة:
ان وجود كود خاص و تعريفي مميز لكل فاتورة إلكترونية, كما يختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة المسجل بداخل الشركة مما يسهل عملية الرجوع الى الفاتورة الإلكترونية بسهولة.
- تعدد المجالات :
يمكن استخدامه في كافه المجالات اذ انه يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة على سبيل المثال المطاعم الكافيهات كما يمكن العمل به ايضا ضمن محلات التجارة العامة ويستخدم ايضا ضمن المكاتب الصغيرة مثل مكاتب المحاماة والأطباء.
-
التخزين السحابي :
برنامج الفاتورة الالكتروني يمتلك قاعده بيانات الحفظ والبيانات لذلك يعتبر استخدام هذا التطبيق متاحا في اي مكان يمكنك اجراء الفواتير في أي وقت او التعديلات عليها.
-
سهولة الوصول والاستخدام :
اذ يمكن استخدام أنظمة الفوترة الإلكترونية من قبل كافة الشركات والوكالات كما يمكن دمجها مع نظيراتها من برامج المحاسبة أو أنظمة الفوترة لتبسيط الحسابات والعمليات التجارية الأخرى.
ماهي المتطلبات العامة للفواتير الإلكترونية؟
هناك العديد من المتطلبات التي يجب ان تحتويها الفاتورة الإلكترونية حتى تعتبر صالحة ومقبولة من قبل الشركات والهيئات الحكومية. تختلف هذه المتطلبات باختلاف البلد وقد تخضع للتغيير، لذلك من المهم مراجعة السلطات المختصة لضمان استيفائها للشروط القانونية.
-
التنسيق الرقمي :
تتم صياغة الفواتير الإلكترونية وارسالها واستلامها بتنسيق رقمي ، مثل بريد إلكتروني أو بوابة إلكترونية آمنة. حيث لا يتم اصدار و قبول النسخ الورقية للفواتير الإلكترونية.
-
الشيفرة او الكود الخاص بالفاتورة :
ينبغي ان يكون لكل فاتورة إلكترونية معرفها الخاص ، مثل رقم الفاتورة أو التوقيع الرقمي ، لضمان سهولة الوصول لها وتحديدها في حال الحاجة لها.
-
معلومات دقيقة وكاملة :
يجب أن تحتوي الفواتير الإلكترونية على جميع المعلومات المطلوبة للفاتورة التقليدية ، بما في ذلك الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالمرسل والمستلم ، ووصف محتوياتها أو الشروط المتفق عليها ، وقيمة الفاتورة ورصيد المستهلك.
-
التدابير الأمنية :
يجب تأمين الفواتير الإلكترونية من خلال التدابير المناسبة لمنع الوصول غير المصرح به أو التلاعب. قد يشمل ذلك إجراءات مثل التشفير والتوقيعات الرقمية والخوادم الآمنة.
-
الامتثال القانوني :
:يجب أن تكون الفاتورة الإلكترونية متوافقة قانونًا ، وأن يتم إصدارها واستلامها بتنسيق رقمي ، وأن يكون لها شيفرة خاصة ، وتحتوي على معلومات دقيقة وكاملة ، وأن تكون مؤمنة بالإجراءات المناسبة لضمان سلامة الفاتورة. من خلال تلبية هذه المتطلبات ، يمكن للشركات والهيئات الحكومية ضمان قبول فواتيرهم الإلكترونية ومعالجتها بكفاءة.
هناك العديد من الفوائد لاستخدام نظام الفوترة الإلكتروني:
- دقة البيانات :
يمكن أن تساعد أنظمة الفوترة الإلكترونية في ضمان دقة الفواتير واكتمالها ، حيث يمكن إعادة صياغتها وتحديثها بسهولة اذا اقتضت الحاجة لذلك
-
الكفاءة:
تسمح أنظمة الفوترة الإلكترونية للشركات بإنشاء وإرسال الفواتير بسرعة وسهولة ، دون الحاجة إلى عمليات ورقية أو يدوية. هذا يمكن أن يوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء.
-
توفير التكاليف :
تعمل أنظمة الفوترة الإلكترونية على مساعدة الشركات في توفير المال المهدور على الورق والطباعة بالإضافة الى البريد . فضلا عن ذلك توفر أتمتة عمليات الفوترة تكاليف العمالة التي تقوم الشركات بدفعها .
-
عامل الأمان:
تحتوي أنظمة الفوترة الإلكترونية على شيفرات وتواقيع الرقمية لحمايتها من الوصول من التزييف او التلاعب بمضمونها .
-
صديقة البيئة :
توفر الفوترة الالكترونية استخدام الورقيات وعمليات الطباعة مما يجعلها صديقة للبيئة بتقليل الاضرار الناجمة عن استخدام الورق والمواد الأخرى.
نظام الفوترة الإلكتروني هو نظام محوسب يستخدم لإنشاء وإرسال وتتبع الفواتير أو الفواتير الإلكترونية. كما يوفر الكفاءة بالإضافة الى التكاليف، والدقة، والفوائد البيئية، والأمان المحسن مقارنة بأنظمة الفوترة الورقية التقليدية.
ماهي أهمية الفوترة الالكترونية
بما أن برنامج عمل فاتورة المبيعات يمتثل قانونيا للقرارات الصادرة فإن أهمية الفوترة الإلكترونية تكمن في الحد من النشاطات التجارية المشبوهة علاوة على ذلك الحد من المعاملات التجارية الغير معلن عنها مما يعزز مكانة البلد إقليميا ودوليا بالإضافة الى تعزيز المنافسة العادلة وحماية المستهلك، كما أن الفوترة الإلكترونية تزيد من نسبة الالتزام بقرارات لقانون الضريبي.
وتستفيد الشركات المشتركة في خدمة الفاتورة الالكترونية من حفظ الوقت و توفير الموارد من خلال الاستغناء عن طباعة الفواتير الالكترونية بالإضافة الى الأتمتة، وسهولة وسرعة تحليل البيانات مما يعزّز من نشاطها والقدرة على اتخاذ القرارات بناء على ما تمتلكه من سرعة ودقة في بياناتها!
الاسئلة الشائعة
ما هي متطلبات الفاتورة الالكترونية؟
هناك العديد من المتطلبات التي يجب ان تحتويها الفاتورة الإلكترونية يجب أن اخذها بعين الاعتبار،
نذكر منها: الصيغة القانونية الشيفرة الخاصة المعلومات الصحيحة والتدابير الأمنية
ما هو نظام الفاتورة الالكترونية؟
هو نظام حاسوبي سحابي متكامل يتم من خلاله عمل الفاتورة الإلكترونية المعروفة أيضًا باسم الفاتورة الرقمية هي نسخة رقمية سحابية من الفاتورة الورقية التقليدية التي يتم إصدارها لمعالجة و ارسال وارشفة الفواتير الالكترونية خلال عمليات البيع والشراء أو الخدمات
هي الأنظمة التي يتم من خلالها تحويل عمليات اصدار الفواتير من الطريقة التقليدية الورقية الى الأنظمة السحابية الالكترونية
